Phần 1:MIS là gì ?

 Phần 1:MIS là gì ? 

MIS ( management information system).

Hệ thống thông tin quản lý là ngành nghiên cứu về con người (people), công nghệ (technology), và các tổ chức (organizations).Để làm việc trong lĩnh vực MIS cần có những kiến thức tốt về công nghệ thông tin (CNTT) và nghiệp vụ kinh tế. Điều này giải quyết được vấn đề nan giải trong các doanh nghiệp (DN) hiện nay là chuyên gia nghiệp vụ thì không biết về kỹ thuật CNTT và chuyên gia CNTT thì không biết về nghiệp vụ, làm cho sự kết nối, phối hợp giữa 2 bộ phận này không thật sự hiệu quả.

Tại sao cần MIS?

Tại thời điểm này,  năm 2018 thì nghe từ công nghiệp 4.0 trở nên phổ biến, Trí tuệ nhận tạo trở nên bình dân hơn bao giờ hết, hầu hết các smart phone, Tivi smart bắt đầu áp dụng các công nghệ AI. Cho nên chúng ta nghe các từ này mọi lúc mọi nơi. Nghe tới phát mệt, nó len lỏi vào mọi ngóc ngách, từ nông thôn tới thành thị, từ  thanh niên tới phụ lão, từ chuyên viên tới các nhà quản trị, chính trị gia đều tung hô công nghiệp 4.0. Dĩ nhiên chúng ta làm ở lĩnh vực công nghệ thì không thể đứng ngoài  cuộc cách mạng công nghiệp này được, nhưng chúng ta không giống những ngành khác, mà chúng ta phải là người đi đầu và áp dụng trí thông minh nhân tạo, Big data, IOT vào công việc quản trị, tang hiệu quả cho doanh nghiệp. Ở đây tôi chỉ lưu ý rằng trước khi bước vào 4.0 thì chúng ta cần có những gì, Nhiều doanh nghiệp còn chưa chạy được ERP ( phần mầm quản lý doanh nghiệp), chưa thể quản lý thông tin tập trung, chưa sắp xếp được các quy trình, chưa tối ưu hóa được hệ thống nhân lực mà muốn gia nhập công nghệ 4.0 thì thật là khó. Quay lại vấn đề của chúng ta, tại sao doanh nghiệp cần MIS.

MIS người áp dụng hệ thống công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý doanh nghiệp, là người sẽ hỗ trợ tăng hiệu quả công việc, nâng cao năng suất lao động và trong quản lý, giúp cung cấp thông tin kịp thời, chính xác để nhà quản trị có thể đưa ra quyết định. 

II.  KIẾN THỨC CẦN CÓ.

Để trở thành 1 người làm việc trong lĩnh vực MIS anh em cần trang bị các kiến thức theo đánh giá của mình bắt buộc là phải có.

1.     Kiến thức chuyên ngành công nghệ.

Do làm ở lĩnh vực MIS nên công nghệ là thức anh, em phải vững nhất trong các kiến thức cần phải có, để  trở thành một MIS cho doanh nghiệp. Cũng giống như bác sỹ hay nhiều ngành khác, CNTT cũng chia ra nhiều lĩnh vực khá rộng lớn như System, Network, developer, Database, Full-stack, Tester, BA … vv. Khá là rộng lớn đúng không? Anh, em không thể nào senior hết tất cả thứ trên được. Anh, em cũng chỉ nắm vững một vài mảng để đáp ứng doanh nghiệp. Ở đây, MIS thì cần chú trọng hơn đến việc sắp xếp và cung cấp thông tin? Nên kiến thức anh, em nên có để trở thành một MIS:

ü Phân tích nghiệp vụ (Business Analyst)

ü Phân tích cơ sở dữ liệu (Database Analyst)

ü Quản lý dự án phát triển CNTT (IT Development Project Leader)

ü Quản trị mạng (Network Administrator)

ü Khả năng lập trình ( Development)

Mình sẽ đi vào phân tích vì sao chúng ta cần các kỹ năng

Nhiều anh, em sẽ bảo quá rộng lớn, làm sao một người có thể biết hết được từng ấy thứ. Đúng vậy! kiến thức không thể có ở một người làm việc dưới 3 năm trong ngành CNTT được? đây là sự tích lũy và học tập trong thời gian dài. Khi trải qua nhiều vị trí làm việc khác nhau thì bạn sẽ học tập và cố gắng phấn đấu để trở nên tốt hơn, hoàn thiện hơn, có thể đáp ứng cho doanh nghiệp đang công tác. Mình nói về chút kỹ năng thứ 5 là kỹ năng lập trình. Đối với một MIS thì không cần phải là một coder thực thụ, nhưng ít nhất phải biết một ngôn ngữ lập trình thì sẽ hỗ trợ công việc tốt hơn, đối với các dự án lớn thì nên Out sourecing có lẽ tiết kiệm chi phí hơn là trả lương cho MIS ngồi code ^_^.

2.     Kiến thức tài chính & kế toán.

Lợi nhuận và trách nhiệm xã hội là cái đích hầu hết các doanh nghiệp hướng tới. Nhiệm vụ của một MIS là tối ưu hóa quy trình, tăng năng suất lao động, lơi nhuận cho doanh nghiệp (vì theo chủ nghĩa Mac thì lợi nhuận tạo ra từ lực lượng trực tiếp tham gia sản xuất), làm thế nào để tối ưu hóa được quy trình nâng cao hiệu năng? Để làm được điều này thì cần nhiều kiến thức đầu tiên bạn cần có kiến thức quy trình doanh nghiệp, kiến thức ngành … sau đó tìm kiếm giải pháp để tối ưu.

Quay lại với tiêu đề, MIS cần có kiến thức tài chính kế toán nào. Kiến thức tài chính kế toán giúp ích được gì cho MIS trong công việc?

Kiến thích tài chính & kế toán là những kiến thức tổng quát, nếu bạn làm manager thì bắt đầu làm việc và đụng tới nó nhiều hơn. Các công việc như là: tính khấu hao, tính dòng tiền, phân bổ chi phí phòng, các biến phí định phí, sản lượng hòa vốn nếu là công ty chuyên sản xuất phần mềm? ngoài ra nếu làm cho các công ty thương mại và sản xuất cũng cần có các kiến thức nền như cách tính chi phí giá vốn, sổ cái, sổ tổng hợp, báo cáo lãi lỗ, cách tính giá vốn của doanh nghiệp …vv.

Ví dụ về sơ đồ ghi nhận tài khoản bán thành phẩm.

Với các kiến thức trên sẽ giúp MIS giải quyết được các vấn đề tài chính các dự án công nghệ thông tin tại công ty. Có thể hiểu rõ quy trình làm việc của phòng tài chính kế toán, giúp họ có kiểm tra và làm các báo cáo tài chính? Có thể phân bổ chi phí hoạt động của bộ phận công nghệ thông tin.

3.     Kiến thức về nhân sự (HR).

Khi anh, em làm quản lý thì bắt đầu quản lý một vài nhân sự hoặc có thể nhiều hơn tùy vào qui mô doanh nghiệp. Nếu không có kiến thức quản lý thì sẽ gây lúng túng và anh, em bên dưới sẽ bất hòa. Vậy kiến thức HR anh, em cần bổ sung là gì? và cần lưu ý gì trong công tác nhân sự khi làm MIS tại công ty.

-         Hãy xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, các bước thực hiện công việc, nên hình thành tài liệu để lưu trữ thông tin.

-         Nên tin tưởng cấp dưới và giao việc cho nhân viên để nhân viên thực hiện, nếu nhân viên chưa làm tốt thì hãy hướng dẫn đào tạo nhân viên để nhân viên có thể hỗ trợ được công việc của bạn.

-         Giao việc nên giao càng chi tiết càng tốt, có thời gian deadline rõ rang

-         Hệ thống báo cáo và chấm KPI nên phải xây dựng riêng cho bộ phận.

-         Có chính sách khen thưởng và khích lệ anh em hợp lý, thường dựa vào KPI.

Hết phần 1 ...